Álláskeresés

Mit csinál egy adminisztrációs asszisztens?

Tudjon meg többet a fizetésről, a szükséges készségekről és egyebekről

TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék Egy nap egy adminisztratív asszisztens életében: Számítógépes és szoftveres ismeretek, munkatársak és irodai események menetrendjének kezelése, rendkívüli odafigyelés a részletekre, világos, barátságos szóbeli és írásbeli kommunikáció

Az egyensúly / Colleen Tighe



/span>

Az adminisztratív asszisztensek, köztük a titkárok képezik az irodai funkciók gerincét. Gépelnek és készítenek dokumentumokat, ütemeznek találkozókat és kezelik a fájlokat. Felveszik a telefonokat és közvetlen hívásokat, és segítenek a személyzeti értekezletek lebonyolításában. Egyes irodákban alapvető könyvelési feladatokat látnak el, és elfogadhatnak fizetést az ügyfelektől és ügyfelektől.

A távolról dolgozó adminisztrációs asszisztenseket általában a virtuális asszisztens .

2019-ben hozzávetőleg 3,6 millió adminisztratív asszisztens és titkár dolgozott az Egyesült Államokban.

Adminisztratív asszisztens feladatai és felelősségei

Az adminisztratív asszisztensek felelősségi köre változhat attól függően, hogy milyen irodában dolgoznak, de néhány gyakori feladat a következők:

  • Felveszi a telefont és fogadja az üzeneteket.
  • Dokumentumok generálása.
  • Készítsen diabemutatókat
  • Hozzon létre táblázatokat.
  • Adatbázisok kezelése.
  • Weboldalak létrehozása és/vagy karbantartása.
  • Végezzen alapvető könyvelést.
  • Irodavezetőként tevékenykedik, megtervezheti a személyzeti eseményeket, például díjvacsorákat és adománygyűjtő eseményeket, ütemezhet ügyféltalálkozókat, és ütemtervet készíthet a munkatársak számára.

Adminisztratív asszisztens fizetése

A fizetés függhet a vállalkozás jellegétől, ahol adminisztratív asszisztenst alkalmaznak, valamint a feladatkörtől. A kiszolgáló vezetők a legmagasabb fizetést kapják.

  • Éves medián fizetés: 40 990 USD (19,71 USD/óra)
  • Legfelső 10% éves fizetés: Több mint 67 510 USD (2,46 USD/óra)
  • Alsó 10% éves fizetés: Kevesebb, mint 26 880 USD (12,92 USD/óra)

Oktatás, képzés és minősítés

Ez a foglalkozás nem igényel speciális felsőfokú végzettséget, de hasznos lehet.

  • Oktatás: Szüksége lesz egy középiskolai végzettségre vagy azzal egyenértékű oklevélre, és előnyt szerezhet ezen a területen, ha beiratkozik egy társult szakra, vagy részt vesz egy titkárnőképző programban a középiskola után. A titkárok gyakran rendelkeznek alapképzési diplomával, vagy olyan speciális minősítést szereznek, mint például az akkreditált jogi titkár vagy az okleveles orvosi adminisztratív asszisztens, egyre több ágazatban. Vezető asszisztensek és a titkároknak legalább néhány főiskolai kredittel kellene rendelkezniük, ha nem alapképzéssel.
  • Kiképzés: Fontolja meg, hogy egy munkaerő-kölcsönzővel kezdjen. Ezek néha képzést kínálnak az újoncoknak. Egyébként ha van valami alap titkári ill adminisztratív készségek , munkahelyi képzésben is részesíthető, amikor megtanulja egy adott vállalkozás vagy terület köteleit.

Adminisztratív asszisztensi készségek és kompetenciák

Szükséged lesz néhány alapvető készség s hogy sikerüljön adminisztratív asszisztensnek lenni.

  • Számítógépes és szoftveres ismeretek : Kényelmesen használhatja a Microsoft Office-t, az e-mailt és az internetet. Előfordulhat, hogy ismernie kell a QuickBooks-t vagy más számviteli szoftvereket, ha kisvállalkozásnak dolgozik.
  • Multitasking készségek : Ez különösen akkor lehet fontos, ha vezetőként is tevékenykedik. Egyszerre több követeléssel kell zsonglőrködnie.
  • Szóbeli és írásbeli kommunikációs készség : Ezek elengedhetetlenek. Jó angol nyelvtudással és jó lektori készségekkel kell rendelkezned.
  • Interperszonális készségek : Másokkal együtt fog dolgozni, beleértve az ügyfeleket és más irodai személyzetet is. A jó modor és a nyugodt viselkedés nagyon fontos lehet.
  • Szervezeti képességek : Részletorientáltnak és szervezettnek kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy egy pillanat alatt megtalálja a dokumentumot vagy a visszahívási protokollt.
  • Döntési készség : Gyakran azon kapja magát, hogy több feladatot szinte egyszerre kell végrehajtania, különösen a forgalmas irodákban, így képesnek kell lennie a fontossági sorrend meghatározására és az időhatékony döntések meghozatalára. Lehet, hogy egy ügyfél azonnal szeretne időpontot kérni, de tényleg sürgős, vagy várhat néhány napot?

Állás Outlook

Sajnos ennek a pozíciónak nincs biztató álláskilátása. Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala előrejelzése szerint a technológiai fejlesztések 2019 és 2029 között számos adminisztratív asszisztensi feladatot átvesznek, ami a munkahelyek számának 9%-os visszaesését eredményezi.

Munkakörnyezet

Ezt a pozíciót szinte minden iparág megköveteli. Előfordulhat, hogy orvosi irodában, ügyvédi irodában, kormányhivatalban vagy egy kis, környékbeli vállalkozónál dolgozik. Mindenesetre valószínűleg irodai környezetben találja magát.

A virtuális asszisztensekre egyre nagyobb a kereslet, így elképzelhető, hogy otthonról is dolgozhat.

Munkarend

Ez szinte kivétel nélkül teljes munkaidős munka, normál munkaidőben, de az üzlet jellege megkövetelhet néhány hétvégi munkát, például ha Ön egy egészségügyi klinikán dolgozik. Ezenkívül a jogi szakmában dolgozók azt tapasztalhatják, hogy hosszú órákat várnak el a tárgyalások és a határidők előtt.

Hogyan szerezz munkát

SZEREZZE MEG RAJZÓ AJÁNLÁSOKAT

Titkárnőt vagy adminisztratív asszisztenst alkalmazó munkaadók olyan személyt keresnek, akivel kényelmesen tudnak dolgozni, aki jól illeszkedik a többi munkatárshoz, és akire bizalmas információk is rábízhatók. Erős ajánlólevelek bizonyíthatja ezeket a tulajdonságokat.

HASZNÁLJA A HÁLÓZATÁT

Lépjen kapcsolatba hálózatával, hogy érdeklődjön az álláslehetőségekről. Forduljon Facebook és LinkedIn kapcsolattartóihoz, családtagjaihoz, szomszédaihoz és korábbi munkaadóihoz. Tudasd velük, hogy szívesen bemutatkoznál bárkinek, aki esetleg felvesz.

A NYITÁSOK NYOMON KÖVETÉSE

Keressen a Google-on állásajánlatokra olyan kulcsszavakkal, mint adminisztratív asszisztens, marketingasszisztens, szerkesztői asszisztens, egészségügyi titkár, jogi titkár és irodai asszisztens álláshirdetések létrehozásához. Számos adminisztratív állást meghirdetnek a helyi újság vagy a Kereskedelmi Kamara webhelyének foglalkoztatási rovatában is.

KÖRÖM AZ ÖNÉRTÉKELÉST

Ez minta önéletrajz útmutatást nyújthat, és segíthet abban, hogy az összes legjobb kulcsszó szerepeljen benne. És ne hagyja figyelmen kívül a nagyszerű kísérőlevél erejét sem.

ACE AZ INTERJÚJÁT

Ha előre tudja, hogy valószínűleg mit fognak kérdezni, az sokat segíthet az interjúban. Fontolja meg néhányat gyakori mintakérdések és előre döntse el a válaszait.

Hasonló munkák összehasonlítása

Néhány hasonló munkakör és átlagos éves fizetésük a következők:

Cikkforrások

  1. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Titkárok és adminisztratív asszisztensek .' Hozzáférés: 2021. április 19.

  2. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Mit csinálnak a titkárok és adminisztratív asszisztensek .' Hozzáférés: 2021. április 19.

  3. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Titkárok és adminisztratív asszisztensek – Fizetés .' Hozzáférés: 2021. április 19.

  4. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Hogyan válhat titkárnővé vagy adminisztratív asszisztenssé .' Hozzáférés: 2021. április 19.

  5. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Titkárok és adminisztratív asszisztensek – Álláskitekintés .' Hozzáférés: 2021. április 19.

  6. Munkaügyi Statisztikai Hivatal. ' Titkárok és adminisztratív asszisztensek – Hasonló foglalkozások .' Hozzáférés: 2021. április 19.