Állásinterjú

A 10 legjobb recepciós interjúkérdés és legjobb válasz

Hogyan készüljünk fel a recepciós interjúra

•••

Getty Images



TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék

Sok szervezetnél recepciósok a cég arca. Minden új ügyfél, állásra jelentkező, alkalmazott vagy külső eladó elmegy mellette vagy bejelentkezik egy recepcióshoz, így a munkaadók szívesen találnak valakit, aki felelősségteljes, barátságos és nyugodt.

Szánjon időt arra, hogy áttekintse azokat a kérdéseket, amelyeket valószínűleg feltesznek az interjú során, példákat a válaszadásra, valamint tippeket, hogy a legjobb benyomást keltse az állásinterjúk során.

10 tipikus kérdés egy recepciós interjú során

Itt találhat gyakran feltett kérdéseket a recepciósoknak, mintaválaszokat, és tippeket talál arra vonatkozóan, hogy mit mondjon az interjú során.

1. Mit teszel, hogy lépést tudj tartani a felgyorsult munkakörnyezetben?

Amit tudni akarnak: A kérdező biztos akar lenni abban, hogy lépést tud tartani. Valószínűleg lényegtelen, hogy hogyan csinálja, de világos és magabiztos válasznak kell készen állnia .

Az első dolog, amit teszek, az, hogy higgadt maradok, mivel az eszeveszett, stresszes hozzáállás nem segít, és nem jó megjelenés sem a személyzet, sem az ügyfelek előtt. Igyekszem úgy csoportosítani a feladatokat, hogy mindig a legfontosabb feladaton dolgozzak először. Általában ez minden olyan dolog, ami a vállalat egyik ügyfelét érinti. Emellett folyamatosan vezetek egy listát a tennivalókról, hogy ne hanyagoljak el fontos feladatokat.

Kiterjed

2. Hogyan tartja rendszerezett napirendjét?

Amit tudni akarnak: Nem az a lényeg, hogy hogyan szervezed a napodat. A lényeg annak bizonyítása, hogy jól szervezett, és minden feladatát hozzáértően és időben elvégzi.

Minden napot azzal kezdek, hogy készítek egy listát mindarról, amit el kell érnem. Megnézem a naptáramban az esetleges megbeszéléseket vagy találkozókat, hogy tisztában legyek velük, és ha szükséges, a recepción lefedhessek. Munkámban kulcsfontosságú a kommunikáció, ezért folyamatosan felveszem a telefont és megkeresem az e-mailjeimet, hogy van-e új kérés, majd ennek megfelelően frissítem a teendőim listáját a további teendőkkel.

Kiterjed

3. Milyen szerepet játszik a recepciós abban, hogy az ügyfél első benyomása a szervezetről kialakuljon?

Amit tudni akarnak: A kérdezőbiztosnak meg kell győződnie arról, hogy érti a megpályázott pozíciót, de ez a kérdés kulturális jellegű is lehet, érintheti az Ön munkafilozófiáját.

A recepciós nagy – pozitív vagy negatív – benyomást tehet az ügyfelekre. Mivel én vagyok az egyik első ember, akit az ügyfelek látnak, egy frusztráló vagy rossz interakció valóban megronthatja véleményüket a vállalatról vagy az általános tapasztalataikról. Számomra ez olyan, mint amikor a házigazda köszön egy étteremben. Ha őrültnek tűnnek, vagy durván viselkednek, később úgy érezheti, hogy az étele nem olyan finom. Ezért ügyelek arra, hogy mindig mosollyal az arcomon üdvözöljem az embereket, és ügyelek arra, hogy minden vásárló úgy érezze, teljes figyelmemet megkapta.

Kiterjed

4. Meséljen egy olyan alkalomról, amikor egy dühös ügyféllel vagy vendéggel kellett megküzdenie akár telefonon, akár személyesen. Hogyan kezelte a helyzetet?

Amit tudni akarnak: Ez egy a számos kérdés közül, amelyeket feltehetnek Önnek azzal kapcsolatban, hogyan kezeli a stresszes és nehéz körülményeket. Azt is megkérdezhetik tőled, hogyan reagált a bűnözői vagy etikátlan tevékenységre. Őszintének lenni. Ne túlozz, és ne add el magad röviden.

Orvosi recepciósként gyakran foglalkoztam csalódott betegekkel telefonon. Egyszer egy nő annyira feldühödött, hogy a számlázási osztály még aznap nem hívta vissza, hogy sikoltozni kezdett velem a telefonban. Kellemetlen volt! Amit megpróbálok tenni ezekben a helyzetekben, az az, hogy átgondolom, mennyire kell stresszesnek éreznie magát a személy, ha így viselkedik. Egy percnyi kiabálása után azt mondtam: – Biztosan nagyon csalódott vagy. Tudsz nekem többet mondani arról, hogy mi folyik itt? Ez lelassította a beszélgetést és csökkentette a hangerejét. Elmagyarázta az egész helyzetet, én pedig megnyugtattam, hogy a számlázónk éppen aznap kint van, és felveszi a kapcsolatot. Azt is mondtam neki, hogy leteszek egy cetlit a számlázó asztalára, és megkérem, hogy hívja vissza a nőt, mint az első feladatot. A hívás végére sokkal nyugodtabb volt, és elnézést kért korábbi kemény szavaiért.

Kiterjed

5. Hajlandó vagy túlórázni?

Amit tudni akarnak: Ha nem hajlandó túlórázni, szóljon. Ha hajlandó túlórázni, de csak bizonyos kereteken belül, akkor ezt is mondja. Igen, vannak cégek, ahol a túlórázás hiánya a munkába kerül. De olyan kötelezettségvállalás, amelyet nem tud betartani, vagy olyan helyzetbe hozza magát, hogy fel kell áldoznia a saját vagy a családja jólétét a munkája érdekében, nem elfogadható megoldás. Olyan állásra van szüksége, amely megfelel a rendelkezésre állásnak.

Kényelmesen túlórázok havonta néhányszor, feltéve, hogy egy nappal korábban felmondom. Ha van heads-up, könnyebben átrendezem a terveimet. Nagyon valószínű, hogy aznapi túlórát is tudok végezni, de jobban szeretném, ha egy napos felmondási idő lenne.

Kiterjed

6. Hány alkalmazott dolgozott legutóbbi irodájában?

Amit tudni akarnak: A kérdező szeretné tudni, hogy milyen környezetben dolgozott, hogyan viszonyul ez ahhoz a céghez, amellyel interjút készít, és hogy kényelmes-e a kis és/vagy nagy munkahelyeken dolgozni.

Az utolsó irodámban öt alkalmazott dolgozott. Ez elég kicsi ahhoz, hogy egy kicsit családként érezzük magunkat. Tudod, mindenki tudta, hogy Martha-nak a számlázási osztályon két csésze kávéra van szüksége, mielőtt bonyolult kérdéseket tehetne fel. Azelőtt azonban az irodám meglehetősen nagy volt – 60 alkalmazottal. Mindkét környezetben jól éreztem magam, bár az első hónap a nagy irodában kicsit kihívásokkal teli volt, mivel rá kellett jönnöm, hogy ki mit csinál, és hova irányítsam a hívásokat, mivel rengeteg lehetőség állt rendelkezésre.

Kiterjed

7. Ismertesse korábbi adminisztratív asszisztensi, titkári vagy recepciós feladatait.

Amit tudni akarnak: A kérdező át akarja tekinteni az önéletrajzában felsorolt ​​feladatokat, és meg akarja erősíteni, hogy megfelelnek-e a felkínált pozíciónak. Ez egyben jó alkalom arra is, hogy a munkatapasztalatában kiemelt szempontokat bővítse.

Az ABC Financials recepciósaként én voltam az első ember az ügyfelek számára. Felvettem az általános telefonvonalat, valamint a cég öt alelnökének telefonjait. Feladatom volt még a csomagok átvétele és a postai küldemények kiosztása, a vevők és árusok köszöntése és a tárgyalókba való elkísérése, valamint a cég általános információs e-mail címének követése. Rengeteg adminisztrációs feladatom is volt: kezeltem az alelnökök naptárát, megszerveztem az üzleti utazásaikat, és segítettem PowerPoint-prezentációk és egyéb, rendezvényeken terjeszthető anyagok létrehozásában és finomításában.

Kiterjed

8. Hogyan rangsorolja a hívásokat, ügyfeleket, kézbesítéseket és egyéb olyan kérdéseket, amelyekkel azonnal foglalkozni kell?

Amit tudni akarnak: A riporter tudni szeretné, mennyire vagy jó a multitaskingban , az idő megszervezése és a feladatok rangsorolása. Ez arra is jó alkalom, hogy rámutasson, hogyan került szembe több prioritás, és elmagyarázza, hogyan kezelte őket.

A multitasking elengedhetetlen, ha az iroda elfoglalt. Amikor nem durva, megpróbálok egyszerre néhány feladatot végrehajtani. Például könnyen fogadhatok egy telefonhívást, miközben aláírok egy csomagot a kézbesítőtől. Amikor a többfeladatos munkavégzés nem lehetséges, az ügyfelekre és az ügyfelekre helyezem a hangsúlyt, mint első számú prioritást. Ha szükséges, megkérdezem, hogy adhatnak-e egy percet egy másik feladat elvégzésére – és ha nagyon elfoglaltak a dolgok, megpróbálok felhívni egy munkatársat, hogy biztosítson fedezetet.

Kiterjed

9. Mennyire erősek a számítógépes ismeretei?

Amit tudni akarnak: A kérdező meg akarja győződni arról, hogy milyen számítógépes ismeretekkel rendelkezik, készségszintje megfelel-e a vállalat elvárásainak, és mely programokat használja a legkényelmesebben. Ha lehetséges, érdemes az interjú előtt utánanézni, hogy a cég milyen programokat használ.

Nagyon erős számítógépes ismereteim vannak. A Microsoft Office ismerete mellett legutóbbi szerepkörömben frissítettem a cég weboldalát is, így a WordPress használata is kényelmes. Amikor elkezdek egy új programot vagy alkalmazást használni, általában azt tapasztalom, hogy a legtöbb kérdésemre egy online kereséssel meg lehet válaszolni, bár azt is nagyra értékelem, ha egy oktatóanyagot kapok egy munkatársamtól.

Kiterjed

10. Meséljen az ügyfélszolgálati tapasztalatairól.

Amit tudni akarnak: A kérdező áttekintést szeretne kapni az Ön ügyfélszolgálati tapasztalatáról – hány évről, konkrét példákról és arról, hogy milyen készségeket használ a problémák megoldására.

Tinédzser korom óta dolgozom ügyfélszolgálaton. Az első munkám egy könyvesboltban dolgoztam, ahol segítettem a vásárlóknak könyveket találni, és néha betakargattam a pénztárgépet. A főiskola alatt részmunkaidős kiskereskedelmi munkám is volt, ezúttal ruhaárusítással. Aztán persze az ABC Company recepciósaként az ügyfelekkel is foglalkoztam, bár ebben a szerepkörben közvetlenül nem értékesítettem. Nagyon jól érzem magam, ha kapcsolatba lépek az ügyfelekkel, és megoldom a problémáikat, legyen szó a keresett könyv megtalálásáról vagy a találkozó időpontjának megváltoztatásáról egy vezetővel.

Kibontás 1:53 arányban

Nézze meg most: Hogyan válaszoljunk a recepciós interjúk 4 gyakori kérdésére

Tippek a recepciós kérdések megválaszolásához

A legjobb recepciósok részletorientáltak, szervezett , és kiváló kommunikátorok . Ezért a jelölteknek készen kell állniuk arra, hogy válaszoljanak a nyílt végű interjúra vonatkozó kérdésekre, amelyek értékelik a tapasztalatot, a munkahelyi eszközökkel, folyamatokkal és készségekkel kapcsolatos ismereteket – ideértve az ügyfélszolgálattal való együttműködést, a többfeladatos munkavégzést és a gyors döntéshozatal képességét.

Ebben az esetben a kérdezőbiztosok nem feltétlenül igen vagy nem válaszokat keresnek. Ehelyett azt várják a jelöltektől, hogy konkrét példákkal válaszoljanak, amelyek leírják, hogyan kezelték a múltbeli munkahelyi helyzeteket, és gondosan feltárt kérdéseket tegyenek fel a vállalati prioritásokról, elvárásokról, célokról és kihívásokról.

A munkahelyi folyamatosan növekvő technológiai fejlődés miatt a recepciósoknak erős technikai képességekkel is rendelkezniük kell. Tapasztalattal kell rendelkeznie telefonrendszerek és irodai gépek, például nyomtatók, fénymásolók, lapolvasók és faxok használatában (igen, továbbra is), az olyan számítógépes alkalmazásokon kívül, mint az MS Office és az iparág-specifikus szoftverek.

7 kérdés, amit fel kell tenni a kérdezőnek

Az interjúztatók elvárják, hogy kérdéseket tegyenek fel. Íme egy lista azokról a kérdésekről, amelyeket feltehet az interjú során vagy annak végén:

  1. Tudna nekem többet mondani az ezzel a pozícióval járó napi feladatokról?
  2. Milyen tulajdonságokat keres egy olyan személyben, akit a céghez szeretne felvenni?
  3. Milyen elvárásai vannak ezzel a munkával kapcsolatban, és hogyan méri a sikert?
  4. Miért távozott az utolsó személy, aki ezt a munkát töltötte be?
  5. Kinek jelent ez a pozíció?
  6. Milyen lehetőségei vannak a cégnél a szakmai előmenetelnek?
  7. Kínál-e a cég képzési lehetőséget alkalmazottai számára?

Hogyan keltsük a legjobb benyomást

A recepciós pozíció kezdő szintnek tekinthető, de egyben az első lépcsőfok is lehet a vállalati ranglétrán. A leendő munkáltatót egy magabiztos, magabiztos személy vonzza. Gyakran Ön lesz az első, akivel ügyfeleik vagy pácienseik találkoznak, amikor először lépnek be az irodába.

Győződjön meg róla, hogy az első benyomás a lehető legjobb. Íme hogyan kell felkészülni az interjúra . Egy kiemelkedő önéletrajz mellett szánjon időt a rész felöltözésére, amikor interjút készít. Ha megkapod az állást, te leszel a frontvonalbeli ember, és fontos, hogy megmutassa szakmai képét a munkáltatónak.

Ha nem biztos abban, hogy mit vegyen fel az interjún, tekintse meg ezeket a tippeket hogyan öltözz fel egy interjúra . Ha mind az önéletrajza, mind a szakmai öltözéke megfelelő, és készen áll a valószínű kérdések megválaszolására, akkor sikeres lesz az állás megválasztásában.