Álláskeresés

Professzionális e-mailek írása és küldése

E-mail marketing

••• Bhavesh1988 / Getty Images



TartalomjegyzékKiterjedTartalomjegyzék

Akár munkát keres , akár új hálózati kapcsolatokat létesít , akár egyszerűen csak arra törekszik, hogy kiváló legyen jelenlegi munkájában, elengedhetetlen, hogy tudjon professzionális e-mail üzeneteket írni és küldeni.

Ez nehezebb lehet, mint amilyennek hangzik. Sok szakember hozzászokott ahhoz, hogy magánéletében nagyon lezser megközelítést alkalmazzon az e-mailekhez. Míg a szleng, a hangulatjelek és a szöveges beszéd általában megfelelő, ha közeli barátoknak e-mailt küld, a munkahelyi levelezésben nem repülnek el. Fontos tudni, hogyan tisztítsa meg a kommunikációját, amikor szükséges.

Mikor kell szakmai e-mailt küldenie? Számos lehetőség kínálkozik. Lehet, hogy el kell küldenie a sajátját kísérő levél egy potenciális munkáltatónak, a köszönőlevél egy kollégának, aki beleegyezett, hogy a referencia , felmondási levél jelenlegi főnökének, vagy ajánlólevél kérése .

Más okai is lehetnek a nem személyes e-mailek küldésére, és valójában jó ötlet, ha minden e-mailje rendszerezett és professzionális.

Amikor professzionális e-maileket küld, nagyon fontos, hogy az üzenet tökéletes legyen. Nem akarja elrobbantani a lehetőséget azzal, hogy hibázik – akár az e-mailek küldésében, akár a nyomon követésében.

Ismerje meg, mit tartalmazhat az üzenetekben, mit nem, és hogyan zárhatja be, írja alá és küldje el az e-mail üzeneteket.

Professzionális e-mail-üzenetekre vonatkozó irányelvek

Tekintse át ezeket a lépéseket, hogy kiváló minőségű professzionális e-mailt írjon, és mindig nagy benyomást kelt majd a címzettben.

Professzionális e-mail irányelvek

Illusztráció: Melissa Ling. A mérleg

Mit kell feltüntetni az e-mailben

  • Tárgysor: A tárgysornak tömören kell kifejeznie az írás célját. A tárgysor lehet olyan egyszerű, mint „Köszönöm” vagy „Ajánláskérés”.
  • Üdvözlet: Még ha nagyon rövid e-mailt ír is, tartalmazzon egy üdvözletet . Ha tudja az illető nevét, írja be. Hacsak nem utónevén áll az illetővel, nevezze a címén.
  • Hossz: Legyen olyan tömör, amennyire csak lehetséges. Az emberek hajlamosak átfutni a hosszú e-maileket, ezért csak a lényeges információkat adják meg.
  • Záró: Kijelentkezés egy rövid „Köszönöm”, „Legjobb” szöveggel vagy más egyszerű küldéssel, majd az Ön nevével. A legtöbb e-mail fiók lehetővé teszi, hogy minden e-mailbe aláírást ágyazzon be, amely tartalmazza a nevét, beosztását és elérhetőségeit. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy minden levelezést professzionálisabbá tegyen.

Mit ne tartalmazzon e-mail üzenetében

  • Betű stílus: Kerülje a díszes, játékos vagy színes betűtípusokat; ezek egyszerűen elvonják a címzett figyelmét a tényleges üzenetről. Kerülje a félkövér és dőlt betűk túlzott használatát is, mert ezek az e-mailek zsúfoltnak tűnnek. Ne írjon csupa nagybetűvel sem; ez dühösnek vagy túlizgatottnak tűnik egy e-mailben.
  • Hangulatjelek: Ne használjon hangulatjeleket a szakmai e-mailekben; őrizze meg ezeket személyes levelezéshez.

Tippek a tökéletes professzionális e-mailek biztosításához

Miután megírta az e-mailt, végezze el az alábbi lépéseket, mielőtt a küldés gombra kattintana:

  • Győződjön meg róla, hogy az üzenete teljes: Ellenőrizze még egyszer, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tárgysor az e-mail címe ki van töltve, megvan aláírást tartalmazott , Ön a megfelelő kapcsolattartónak küldi el az üzenetet, és kitöltötte a Titkos másolat mezőben, hogy másolatot küldhessen magának, így rögzítheti az e-mail üzenetet.
  • Igazolja e-mail üzenetét: Mielőtt megnyomná a küldést, ellenőrizze a helyesírást, valamint a nyelvtant és a nagybetűket is. Ugyanolyan fontosak az e-mail levelezésben, mint a papír levélben.
  • Teszt e-mail küldése: Mielőtt ténylegesen elküldené az e-mailt, először küldje el magának az üzenetet, hogy ellenőrizze, működik-e a formázás, és semmi sem tűnik ki a helyéről. Ha minden rendben van, küldje el az e-mailt annak a cégnek vagy magánszemélynek, akivel kapcsolatba lép.
  • Küldje el magának az e-mail üzenet másolatát: Használja a Titkos másolat mezőben elküldheti magának az e-mail üzenet másolatát, így nyilvántarthatja, hogy mikor és kinek küldte az üzenetet. Ezeket az információkat az elküldött mappában is megtalálhatja.
  • Nyújtsa be a másolatait: Számos levelezőprogrammal beállíthat mappákat, hogy könnyebben megtalálja a fontos korábbi e-maileket. Állítson be mappákat álláskeresési e-mailjeihez és egyéb szakmai e-mailjeihez, és küldje el a másolatokat az üzenetek elküldése után.

Tekintse át a professzionális e-mail üzenetekre vonatkozó példákat

Minta e-mail üzenet #1: Lemondási levél

Tárgysor: Lemondás – Bob Smith

Kedves Ms. Jones!

Azért írok, hogy benyújtsam lemondását a Városi Kórház osztálykoordinátori pozíciójáról, június 10-i hatállyal.

Mondhatomnál is hálásabb vagyok az elmúlt öt évben nyújtott támogatásukért és segítségükért. Az itt végzett munka első osztályú oktatást jelentett a csapatmunkában, az egészségügyi adminisztrációban és a munka elvégzésében. Hiányozni fog a veletek való munka, és remélem, továbbra is kapcsolatban maradsz.

Kérem, tudassa velem, ha bármiben segíthetek az átállás során.

Tisztelettel,

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Kiterjed

2. minta e-mail üzenet: Áttételi kérelem

Tantárgy: Cynthia Dailey – Beutalási kérelem

Kedves Barbara Cho!

Nemrég a LinkedIn-en észrevettem egy álláshirdetést az XYZ Corp. marketingasszisztensi pozíciójáról. Mivel tudom, hogy Ön már több éve ott van, kíváncsi voltam, hajlandó lenne-e ajánlani az állást.

Különösen izgatott voltam, amikor láttam, hogy a munka magában foglalja a csapatával való szoros együttműködést az e-mail marketing és a közösségi média kampányok terén. Amióta utoljára dolgoztunk együtt az ABC LLC-nél, széleskörű tapasztalatot szereztem a HubSpot, a Google Analytics és a SurveyMonkey terén. Szeretném ezeket a készségeket az XYZ számára kamatoztatni.

Csatoltam az önéletrajzom másolatát és a portfólióm linkjét, így láthatja a legutóbbi tapasztalataimat. Kérem, jelezze, ha kérdése van, vagy további mintákat szeretne látni munkáimból.

Legjobb,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Kiterjed
  • Helyesírás és nyelvtan: Csak azért, mert e-mailt ír, nem jelenti azt, hogy hanyagnak kell lennie a helyesírást és a nyelvtant illetően. Gondosan szerkessze e-mailjét elküldése előtt. Egy hibamentes üzenet jelzi a címzettnek, hogy e-mailjét komolyan kell venni.

Kulcs elvitelek

Legyen profi: Az üzleti levelezést még akkor is csiszolni kell, ha e-mailben küldi.

Legyen tömör: Térjen rá a lényegre, és a lehető legvilágosabban fogalmazza meg, mire van szüksége vagy mit kínál.

Szerkesztés, lektorálás, tesztelés: Győződjön meg arról, hogy üzenete nem tartalmaz hibákat és elírásokat. Küldjön tesztüzenetet magának, mielőtt megnyomja a küldést.

Nyilvántartást vezet: Titkos másolat a fontos levelezésről, és minden üzenetet a megfelelő e-mail mappába helyezzen el későbbi használatra.

Kulcs elvitelek

Legyen profi: Az üzleti levelezést még akkor is csiszolni kell, ha e-mailben küldi.

Legyen tömör: Térjen rá a lényegre, és a lehető legvilágosabban fogalmazza meg, mire van szüksége vagy mit kínál.

Szerkesztés, lektorálás, tesztelés: Győződjön meg arról, hogy üzenete nem tartalmaz hibákat és elírásokat. Küldjön tesztüzenetet magának, mielőtt megnyomja a küldést.

Nyilvántartást vezet: Titkos másolat a fontos levelezésről, és minden üzenetet a megfelelő e-mail mappába helyezzen el későbbi használatra.

Cikkforrások

  1. Sage Journals. ' A mosoly sötét oldala: A mosolygó hangulatjelek hatása a virtuális első benyomásra ,' Hozzáférés: 2019. november 19

  2. Internet-hozzáférési Iroda. ' Az internet-hozzáféréshez használható legjobb betűtípusok ,' Hozzáférés: 2019. november 19.

  3. Pittsburgh Egyetem. ' A Blind Carbon Copy (BCC) funkció használata az e-mailben ,' Hozzáférés: 2019. november 19.