Kormányzati Karrier

A sikeres projekt 5 fő eleme

A kormányzati szervezetek akkor vállalnak projekteket, amikor az emberek munkájának bizonyos szempontjait meg kell változtatni. Szerint a Projektmenedzser intézet , a projekt egy ideiglenes csoportos tevékenység, amelynek célja egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítása. Amikor egy projekt megváltoztatja a szervezet üzleti tevékenységét, a projekt végtermékei beépülnek a napi munkába, és ezáltal folyamatosan javítják a szervezet munkáját.



Lehet, hogy könnyűnek hangzik, de nem az. A változás nehéz, és a projektek nagyon könnyen kifuthatnak a sínekről. Minden nap olyan kihívásokat hoz, amelyek veszélyeztetik a projekt előrehaladását és végső sikerét. E veszély leküzdéséhez a projekteknek bizonyos létfontosságú elemekre van szükségük. Ha a következő elemek be vannak állítva, egy projektnek nagy esélye van a sikerre.

Elkötelezett projektszponzor

A projekt szponzora a szervezet azon magas szintű személye, aki a projekt tulajdonjogával rendelkezik. Az elkötelezett projektszponzor elvárja a projekt sikerét, és mindent megtesz annak érdekében, hogy a siker megvalósuljon.

A projekt szponzorának négy elsődleges feladata van a projekttel kapcsolatban. Először is a szponzor támogatja a projektet. Nyilvánosan és magánéletben szurkol a projektcsapatnak. Másodszor, a szponzor támogatja a projekt menedzser . Amikor a projektmenedzsernek el kell távolítania az akadályokat, segítségül hívja a szponzort, mert a szponzornak megvan a szervezeti befolyása ahhoz, hogy a dolgok megtörténjenek. Harmadszor, a szponzor összehangolja az erőforrásokat azáltal, hogy közvetlenül biztosítja azokat, vagy más magas szintű emberekkel együttműködve szerez erőforrásokat. Ha a szponzor egy projekt erős bajnoka, a szponzor társai nagyobb valószínűséggel járulnak hozzá jelentős erőforrásokhoz. Negyedszer, a szponzor megkönnyíti a döntéshozatalt. Amikor a projektcsapat elakad, a szponzor közvetítheti a döntést, vagy meghozhatja a döntést.

A szponzor folyamatosan tájékozott a projektmenedzserrel való folyamatos kommunikáció révén. A kettő együtt dolgozik annak meghatározásában, hogy a szponzornak mikor kell közbelépnie, és erőteljesebben gyakorolnia kell a szponzor felelősségét a projektmenedzser támogatása érdekében. Például egy projektmenedzsernek gondot okozhat az információszerzés a szervezet pénzügyi osztályától. A projekt szponzora megkeresheti a pénzügyi vezetőt a helyzettel kapcsolatban, és kérheti, hogy az információszerzést helyezze előtérbe a versengő feladatoknál.

Világos célok és hatókör

Mielőtt egy projekten munkát végeznének, vagy akár megterveznék, a projektszponzornak meg kell határoznia a projekt céljait és hatókörét. A célok azok a nagy dolgok, amelyeket a projektnek el kell érnie. Vegyünk például egy szoftverfejlesztési projektet. A humánerőforrás osztály jól ismert, testreszabható üzleti szoftvert használ a bérszámfejtéshez. A szervezet egy tanulásmenedzsment modult szeretne hozzáadni. A projekt célja a tanulásmenedzsment szoftver testreszabása a szervezet üzleti igényeihez, és integrálása a meglévő bérszámfejtési rendszerbe.

A hatókör határozza meg a projekt paramétereit. Folytatva a szoftverprojekt példájával; ennek a projektnek a hatóköre a tanulásirányítási rendszer bevezetésére és a bérszámfejtési rendszerbe való integrálására korlátozódik. Sokszor hasznos lehet azonosítani azokat a dolgokat, amelyek nem tartoznak a hatókörbe, hogy megértsük, mi tartozik a hatókörbe. Ehhez a projekthez nem lehet további modulokat hozzáadni. A számviteli osztály nem jöhet el a projektmenedzserhez és nem kérhet számlázási, kintlévőségi vagy szállítói modulokat.

Modul hozzáadása a projekt meghatározása után lehetővé teszi körkúszás . A jó projektszponzorok és projektmenedzserek óvakodnak a hatókör elcsúszásától, és nagyon vonakodnak hozzáadni a hatókört a projekt közepén. A projekt hatókörének növelése növeli a projekt erőforrás-igényét, például időt és pénzt. Ezenkívül a további hatókörön való munka veszélyezteti a munkatermékek minőségét.

Jó projektmenedzser

A projektmenedzser megtervezi a munkát és megszervezi az erőforrásokat a projekt megvalósításához. Ez a személy a kapocs a jövőképet kialakító projektszponzor és az azt megvalósító projektcsapat között. Adott esetben és időben a projektmenedzser behozza érdekelt felek bemenetet ajánlani.

A projektmenedzserek általában a következő tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek segítik őket a projekt megvalósításában:

  • A projektmenedzserek tervezők. Átgondolják a munka sorrendjét, és tudják, minek kell történnie, miután a csapat elvégezte a feladatot. Jó terveket készítenek, de azt is tudják, mikor kell rugalmasnak lenni, és mikor kell eltérni a tervtől.
  • A projektmenedzserek megbízhatóak. A mások munkájától függő sikerük miatt a projektmenedzsereknek szükségük van az emberekre, akik bíznak jó szándékukban és hozzáértésükben. A bizalom különösen fontos a projektmenedzser és a projektszponzor közötti kapcsolatban.
  • A projektmenedzserek általában azok extrovertált mert munkájuk túlnyomó többsége kommunikációval jár.

Elszámoltatják az embereket kötelezettségeikért. Íme egy példa. A projektcsapat egyik tagjának felügyelője azt mondta a projektmenedzsernek, hogy a csapattag heti négy órát áldozhat a projektre. Ez a csapattag egymás után két heti értekezletről hiányzott, és nem ért előre a munkalebontási struktúrában kijelölt feladatai teljesítésében. Az első elmulasztott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapattaggal, hogy megbeszéljék a hiányzást és az elmulasztott határidőket. A csapattag azt mondta, hogy sokkal sürgetőbb prioritásai vannak. A projektmenedzser gyanította, hogy ez nem igaz, ezért a második elmulasztott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapattag felettesével. A felügyelő azt mondta a projektvezetőnek, hogy gondoskodni fog arról, hogy a csapattag viselkedése megforduljon.

Elkötelezett érintettek

Az érintettek egy projektben olyan emberek, akiknek személyes érdekük fűződik a projekt sikeréhez, de nem tagjai a projektcsapatnak. Nem gondolnak napi szinten a projektre, mint a projektmenedzser vagy a projektcsapat tagjai, hanem szeretnének a kritikus döntések és a projekt céljai felé vezető általános előrehaladás hurokjában lenni.

Az érdekelt feleknek megvan a maguk motivációja, hogy lépést tartsanak a projekttevékenységekkel, de a projektmenedzser felelőssége, hogy olyan módon hozza őket a körbe, amely elősegíti a munkát a projekt céljai felé. Ez sok esetben kényes egyensúlyt igényel a túl sok és a túl kevés bevitel között. Az érintettek nem tudnak minden döntést mérlegelni. Ez megzavarná a projektet, és minden döntést harcba hozna. Ezzel szemben az érdekelt feleket nem lehet kizárni, mert szinte minden projekt fontos szempontja kielégíti az érintetteket.

Elkötelezett projektcsapat-tagok

A projektcsapat tagjai elvégzik a projekt munkáját. Sokszor a projektcsapat tagjait a szokásos feladataik mellett rendelik egy projekthez, ami azt jelenti, hogy nem csökken az egyéb munka, amely kompenzálja a projekt által okozott többletmunkát. A projektmenedzserek segíthetnek a csapattagoknak tárgyalni feletteseikkel ebben a kérdésben, de a projektmenedzsernek nincs befolyása a projektcsapat tagjainak projekten kívüli felelősségére.

Nagyon értékes a csapattagok elkötelezettsége a projekt iránt. Elhivatottság nélkül csúsznak a határidők, a munkatermékek pedig nem jó minőségűek. Az elkötelezett csapattagok motiváltak abban, hogy a projekt céljait időben, a költségvetésen belül és a minőségi elvárásoknak megfelelően teljesítsék.